Om oss Ägarpolicy

Ägarpolicy - Sjöbo kommun

Fastställd av kommunfullmäktige 2020-12-16 § 166.

Inledning
Kommunala bolag bildas eller förvärvas genom beslut av kommunfullmäktige. Sjöbo kommuns bolag representerar stora tillgångar som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för. Därför är det viktigt att kommunens överordnade roll är tydligt markerad i styrningen av de kommunala bolagen.

Kommunägda bolag ska agera långsiktigt, effektivt och lönsamt samt ges förutsättningar att utvecklas. Bolagen ska agera med utgångspunkt i att skapa såväl kommun- som koncern- och medborgarnytta. Bolagen måste även leva upp till kommunallagens (KL) regelverk om god ekonomisk hushållning. Reglerna om god ekonomisk hushållning i kommunallagen gäller för all kommunal verksamhet, oavsett i vilken juridisk form den bedrivs. Det finns ett allmänintresse av öppenhet och ansvarstagande samt förväntan på att kommunägda bolag ska agera föredömligt inom sitt respektive verksamhetsområde och i övrigt agera på ett sätt som skapar allmänhetens förtroende.

Det grundläggande styrinstrument som kommunfullmäktige antar för styrning av kommunägda bolag är ägarpolicyn. Förutom att gagna demokratiska och ekonomiska intressen ska en ägarpolicy bidra till att skapa förutsättningar för en väl sammanhållen kommunal organisation och optimalt utnyttjande av de kommunala resurserna. Detta sker genom samarbete och samordning dels mellan bolagen, dels med övriga kommunala verksamheter i förvaltningsform.

Syfte
Syftet med ägarpolicyn är dels att förtydliga det gemensamma regelverket och fastslå rollfördelning mellan kommunen som ägare och bolagen dels förtydliga styrelsens roll och ansvar i bolagen. Som komplement till ägarpolicy finns ägardirektiv och särskilda direktiv.

Omfattning
I denna ägarpolicy redogörs för uppdrag och mål, tillämpliga ramverk och viktiga principfrågor avseende styrning av kommunägda bolag. Policyn ska tillämpas i av Sjöbo kommun helägda bolag. I delägda bolag och andra associationsformer där Sjöbo kommun är ägare, verkar kommunen för att ägarpolicyn ska tillämpas i sin helhet eller i tillämpliga delar. Vad som är tillämpliga delar ska avgöras utifrån ägarförhållandena, verksamhetens art och omständigheterna i övrigt.

Sjöbo kommun som aktiv ägare
Med stöd av bestämmelserna i kommunallagen har Sjöbo kommun valt att bedriva viss kommunal verksamhet i aktiebolagsform. Det är genom kommunstyrelsen som kommunen utövar sitt ägarskap i bolagen.

Sjöbo kommun ska för kommuninvånarnas räkning utöva styrningen av de kommunala bolagen i syfte att skapa maximal samhällsnytta till den lägsta kostnaden och med den högsta kvaliteten.

Regelverk
För såväl kommunägda som privatägda aktiebolag gäller aktiebolagslagen (2005:551) som övergripande ramverk.

Kommunallagen gäller inte för aktiebolag. Den gäller för kommunen när kommunen bildar, äger och styr bolagen. Detta innebär att ägarstyrning i de kommunala bolagen, till skillnad från andra företag, måste ske med utgångspunkt från både aktiebolagslagen och kommunallagen. Kommunallagen är inte överordnad aktiebolagslagen, vilket även återspeglas i ägarstyrningen och i styrmodellen.

Besluts- och bolagsorgan i kommunala bolag
Som nämnts tidigare gäller kommunallagen när kommunen bildar, äger och styr ett aktiebolag. I ett aktiebolag där kommunen innehar alla aktier gäller bestämmelserna i 10 kap. 3 § KL.

Bestämmelserna anger att kommunfullmäktige ska:

  • fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten,
  • se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna, som utgör ram för verksamheten, anges i bolagsordningen,
  • utse samtliga styrelseledamöter,
  • se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning till sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt innan de fattas,
  • utse minst en lekmannarevisor, och
  • se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare.

Dessa bestämmelser är de formella styrinstrument som kommunallagen har definierat för kommunfullmäktige. Utöver de bestämmelserna kan varje kommun fastställa andra styrdokument såsom övergripande planer, policys, program och riktlinjer som generellt gäller för all kommunalverksamhet.

Kommunfullmäktige
Sjöbo kommun är, genom kommunfullmäktige, ägare av kommunens bolag. Enligt kommunallagen fastställer kommunfullmäktige ändamål för bolagsverksamhet och ser till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna anges i bolagsordningen. Fullmäktige utser samtliga styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor i direkt och indirekt helägda bolag.

Trots att bolagsstämma är det högsta beslutande organ i ett aktiebolag kan vissa ägarfrågor, ur ett kommunalrättsligt perspektiv, vara av sådan principiell beskaffenhet att de måste beslutas i kommunfullmäktige.

Ledamot i kommunfullmäktige har rätt att ställa interpellation eller fråga till ordförande i kommunalt bolag (5 kap 63 § KL).

Kommunens ledningsfunktion utgår från kommunfullmäktige som utövar funktionen antingen genom direkta direktiv eller via delegation som kommunstyrelsen erhållit och som återfinns i kommunstyrelsens delegation eller reglemente.

Ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen
Bolagsstyrelsen ska i vissa ärenden inhämta kommunfullmäktiges ställningstagande/godkännande innan beslut fattas. Exempel på sådana ärenden är:

  • ändring av bolagsordningen, innebärande exempelvis ändring av ändamålet för bolagets verksamhet,
  • ändring av aktiekapitalet,
  • fusion eller klyvning av företag (fission),
  • förvärv eller bildande av indirekt ägda bolag, oavsett värde. Detta gäller även fastigheter som paketeras i bolagsform,
  • förvärv av aktier eller andelar i ett annat bolag, om kommunfullmäktiges godkännande är befogat med hänsyn till andelsförhållandena, verksamhetens art eller omständigheterna i övrigt,
  • förvärv eller avyttring av fastighet av sådan omfattning att det påverkar bolagets långsiktiga ekonomi,
  • strategiska investeringar som innebär en ny inriktning för bolaget eller start av verksamhet inom nytt affärs- eller verksamhetsområde,
  • större investeringar som väsentligt påverkar kommunens ekonomi och/eller medför en risk för kommunen, och
  • Lämna ut lån, pantsätta tillgångar eller ikläda sig borgensansvar.

Varje ärendes karaktär ska prövas av bolagsstyrelsen. Om tveksamheten uppstår om ett ärende är av sådan beskaffenhet att ställningstagande från kommunfullmäktige ska inhämtas, ska ärendet underställas kommunstyrelsen som avgör i frågan.

Ärenden som ska avgöras av kommunfullmäktige bereds alltid av kommunstyrelsen.

Kommunstyrelsen
Av kommunlagen framgår att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Kommunstyrelsen ska ha uppsikt över kommunens verksamheter, även över hel- och delägda bolags verksamhet. Kommunstyrelsen har därför rätt till den information från företaget som kommunstyrelsen anser erforderlig för att fullgöra detta åliggande.

Kommunstyrelsens uppsiktsplikt
Uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen ska ha löpande uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i aktiebolagsform.

Kommunstyrelsen uppfyller inte sin uppsiktsplikt genom att kommunstyrelsens ledamöter också är ledamöter i bolagsstyrelsen.

Av 4 § i Sjöbo kommuns Reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder framgår att kommunfullmäktige delegerat följande till kommunstyrelsen:

Kommunstyrelsen ska:

  1. ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag och stiftelser som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamål, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv, men också i avseende på övriga förhållanden av betydelse för kommunen,
  2. ansvara för att beslut om ägardirektiv till företagen fattas och kontinuerligt hålls upp- daterade,
  3. ansvara för regelbundna möten mellan kommunstyrelsen och företagsledningarna,
  4. löpande vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att de krav som anges i 10 kap. 2- 6 §§ kommunallagen är uppfyllda beträffande de företag som kommunen äger eller har intresse i,
  5. årligen, senast den sista mars i beslut pröva om den verksamhet som bedrivits i de aktiebolag som kommunen helt eller delvis äger under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Beslutet ska delges fullmäktige snarast. Finner kommunstyrelsen att brister förelegat, ska den samtidigt lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder, och
  6. svara för att tillvarata kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i.

Kommunstyrelsens ställningstagande sker inför bolagens årsstämmor och ställningstaganden utgör grunden till instruktioner som lämnas till ägarombuden (se under rubrik ägarombud och instruktioner till ägarombud nedan). Underlag till kommunstyrelsens beslut rörande uppsiktsplikt i respektive bolag utgörs dels av bolagsstyrningsrapport, dels av lekmannarevisorernas granskningsrapport för det avslutade räkenskapsåret.

Om kommunstyrelsen finner att bolagets verksamhet inte varit förenlig med kommunens avsikt såsom det uttrycks i bolagsordningen, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. Kommunstyrelsens ställningstagande ska redovisas på närmast följande kommunfullmäktigesammanträde.

Det ankommer på kommunstyrelsen att med beaktande av kommunallagens bestämmelser avgöra om frågan ska tillställas kommunfullmäktige för ställningstagande.

Bolagsorgan enligt aktiebolagslagen
Grunden för bolagsstyrning är de aktiebolagsrättsliga bolagsorganen och deras funktion i bolaget. Av aktiebolagslagen följer att det i bolaget finns tre beslutsorgan: bolagsstämma, styrelse och verkställande direktör, vilka står i ett hierarkiskt förhållande till varandra. Det ska också finnas kontrollorgan, en auktoriserad revisor, som utses av bolagsstämman och minst en lekmannarevisor som väljs av kommunfullmäktige.

Bolagsstämma
Det forum där aktieägarnas inflytande utövas är bolagsstämman, som är aktiebolagets högsta beslutande organ. Sjöbo kommun representeras vid bolagsstämma av ägarombud som väljs av kommunfullmäktige. Bolagsstämmor i Sjöbo kommuns helägda bolag ska hållas senast under april månad efter räkenskapsåret slut.

Bolagsstämmor får hållas per capsulam.

Ordinarie bolagsstämmor - årsstämmor
Ordinarie bolagsstämmor (årsstämmor) är öppna, vilket innebär att allmänheten har tillträde till stämmorna. Allmänheten har dock inte yttrande- eller frågerätt. Kallelse skickas till bolagsstyrelse, revisorer och lekmannarevisorer samt aktieägaren. Ledamöter i kommunfullmäktige i Sjöbo kommun har närvaro- och yttranderätt på bolagsstämma i direkt eller indirekt helägda bolag. Samtliga helägda bolag ska kalla till årsstämma till dag som beslutas av kommunstyrelsen. Det åligger styrelsen att kalla aktieägaren till stämma.

Information om årsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska, av styrelsen, översändas till ledamöter i kommunfullmäktige senast två veckor i förväg. Ledamot ska till bolaget anmäla frågor senast en vecka innan årsstämman.

På bolagets hemsida ska kallelsen och protokoll från bolagstämman publicerastillsammans med annan information av allmänt intresse om de ärenden som ska behandlas på stämman.

På stämman ska bolaget informera om handlingsplan med strategiska mål för de närmaste tre åren.

Extrastämmor
Extrastämmor hålls i allmänhet per capsulam, det vill säga som så kallade ”pappersstämmor”. Kommunfullmäktiges nyval av ledamöter i bolagsstyrelser anmäls genom att hålla en extra bolagsstämma per capsulam.

Ägarombud och instruktioner till ägarombud
Som kommunens ägarombud på bolagsstämman representeras Sjöbo kommun av kommunstyrelsens ordförande eller den hen genom fullmakt sätter i sitt ställe. Instruktion till ägarombuden i bolagen ska ges inför varje årsstämma, dock senast under mars månad efter räkenskapsårets slut. Det är kommunstyrelsen som lämnar instruktion till ägarombud i såväl helägda som delägda bolag.

Instruktioner till ägarombud i respektive bolag lämnas i samband med att kommunstyrelsen tar ställning till om bolagets verksamhet som bedrivits under gångna kalenderåret varit förenlig med kommunens ändamål och de kommunala befogenheterna så som uttrycks i bolagsordningen (kommunstyrelsens uppsiktsplikt). Om kommunstyrelsen finner att bolaget agerat förenligt med det som uttrycks i bolagsordningen ska instruktionen till ägarombudet lämnas.

Om instruktionen omfattar hur ombudet ska rösta i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska kommunfullmäktige besluta om instruktionen.

Ägarombud ansvarar för att bevaka att ägardirektiv som kommunfullmäktige har beslutat om antas på respektive bolagsstämma.

I delägda bolag ska i första hand eftersträvas ägarsamråd där lösningen diskuteras fram och därefter förankras genom kommunala beslut som sedan formellt bekräftas genom bolagsstämmobeslut. I de fall ägarsamråd inte sker kan det uppstå situationer där kompromisser inför omröstningar ibland kan framstå som rimliga. Ombudets rätt i sådana situationer får uttryckas som en utvidgad befogenhet att rösta inom vissa givna ramar.

Styrelse
Bolagsstyrelsens ansvar för bolagets organisation och styrelsens arbetsfördelning inom och mellan styrelsen och verkställande direktören vilket framgår av aktiebolagslagen. Styrelserna i de kommunala bolagen ansvarar för att den operativa verksamheten i respektive bolag bedrivs i enlighet med bolagets ändamål och fullmäktiges ägardirektiv samt övriga krav som beslutas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelse. Bolagsstyrelsen ser till att bolaget har en god intern kontroll och fortlöpande håller sig informerad om och utvärdera hur bolagets system för intern kontroll fungerar. Styrelsen, genom styrelsens ordförande, är skyldig att löpande eller på eget initiativ informera kommunstyrelsen om väsentliga händelser i verksamheten samt i frågor som eventuellt kan bli föremål för kommunfullmäktiges ställningstagande.

Styrelseledamöter i Sjöbo kommuns kommunala bolag utses av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges styrelseval anmäls därefter på en bolagsstämma för att valen ska vara aktiebolagsrättsligt giltiga. I anslutning till ny mandatperiod anordnas av kommunstyrelsen en introduktionsutbildning som styrelse ledamot ska delta i.

Styrelsen fastställer årligen en skriftlig arbetsordning för sitt arbete och en skriftlig instruktion för den verkställande direktören med arbetsfördelning dessa sinsemellan.

Bolagsstyrelserna utvärderar årligen sitt eget arbete och verkställande direktörens insatser.

Bolagsstyrelsen avger årligen en bolagsstyrningsrapport över det gånga verksamhetsåret. I bolagsstyrningsrapporten redogör styrelsen bland annat för hur bolaget arbetat med ägardirektiv, uppdrag och andra uppsatta mål, vilka ärenden som styrelsen behandlat samt hur samarbete med verkställande direktören och revisorer har fungerat. Bolagsstyrningsrapporten utgör, tillsammans med lekmannarevisorernas rapport, underlag för kommunstyrelsens beslut i frågan om uppsiktsplikten.

Styrelseprotokoll från bolagen anmäls till kommunstyrelsen så snart protokolljustering har skett.

Styrelsen beslutar om vem i bolaget som ska ha rätt att avgöra om en handling ska utlämnas. Beslutanderätten bör tilldelas verkställande direktören i bolaget. (Om offentlighetsprincipen, se vidare under punkt 8.2)

Styrelsen ska i sin planering beakta kommunens tidplan för rapportering av bokslut, delårsrapport och övrig information som ska lämnas till ägaren.

Arvoden och andra ersättningar till styrelsens ledamöter ska ges enligt de bestämmelser som gäller för kommunens förtroendevalda enligt beslut av kommunfullmäktige. Dessa ska redovisas i not till årsredovisningen.

Styrelseledamot ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla och begära den information som ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut.

Arbetstagarrepresentation i styrelsen
Arbetstagarna i ett aktiebolag med minst 25 anställda har rätt att utse styrelseledamöter och suppleanter för dem enligt lagen om styrelserepresentation. Lokal arbetstagarrepresentation fattar beslut om inrättande av styrelserepresentation och underrättar skriftligen bolagsstyrelsen om detta. Varje bolagsstyrelse bör söka en överenskommelse med de fackliga organisationerna innebärande att de fackliga organisationerna avstår från formella styrelseposter och istället ges möjlighet att närvara med yttranderätt och förslagsrätt vid sammanträden. Överenskommelsen sker skriftligen och registreras hos respektive bolag.

Verkställande direktören
Alla frågor som rör verkställande direktörens anställningsförhållande beslutas av styrelsen. Innan nya avtal eller beslut om större förändringar av gällande avtal fattas ska samråd ske med kommunstyrelsens arbetsutskott. Vid tillsättande av ny verkställande direktör alternativt avveckling ska samråd hållas med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Verkställande direktörens rätt att ha bisysslor ska regleras i anställningsavtal.

Verkställande direktören verkar för att kommunens ändamål med verksamheten, så som de kommer till uttryck i bolagsordningen, ägardirektiv och styrelsebeslut förverkligas.

Verkställande direktören sköter den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar och förser styrelsen med den informationen om bolaget och dess verksamhet samt med de underlag som styrelsen behöver för sitt arbete.

Revisor
Revisionsfunktionen kontrollerar att de förvaltande organen, styrelsen och verkställande direktören, på ett fullvärdigt sätt tillvaratar bolagets intressen och avger en rättvisande årsredovisning. Revisionen tar till vara inte enbart ägarintressen utan såväl borgenärernas som samhällsintressen. Bolagsstämman utser i enlighet med aktiebolagslagen en auktoriserad revisor.

Arvoden till auktoriserade revisorer och suppleanter ska följa den upphandling som kommunstyrelsen gjort av revision för de kommunägda bolagen.

Lekmannarevisorer
Lekmannarevisorns uppgifter i kommunala bolag framgår av aktiebolagslagen. Lekmannarevisorer avger årligen en granskningsrapport. Granskningsrapporten omfattar utvärdering av verksamhetens ändamål, om den sköts på ett ekonomiskt tillfredställande sätt och om den interna kontrollen är tillfredställande. Rapporten lämnas till årsstämma och kommunfullmäktige, men dessförinnan även till kommunstyrelsen. Lekmannarevisorernas granskningsrapport utgör tillsammans med bolagsstyrelserapporten underlag till kommunstyrelsens ställningstagande i fråga om uppsiktsplikten.

Kommunrevisionen är kommunfullmäktiges organ för granskning av all verksamhet i kommunen, vilket inkluderar bolagen. Det är lekmannarevisorer som genomför granskningen. Det är kommunfullmäktige som utser lekmannarevisorer i Sjöbo kommuns ägda bolag.

Lekmannarevisorerna väljs bland de förtroendevalda i Kommunrevisionen. Bolagen håller därefter bolagsstämma där kommunfullmäktiges val av lekmannarevisorerna anmäls och blir därmed även aktiebolagsrättsligt bindande.

Bolagets lekmannarevisorer ska granska och i den årliga granskningsrapporten särskilt yttra sig huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det kommunala ändamålet, effektivitet, kvalitet och internkontroll i den utsträckning som följer av god sed för lekmannarevisorer. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket.

I arbetet med granskning av bolaget äger lekmannarevisor rätt till erforderligt biträde av sakkunniga. Kostnaderna härför belastar bolaget. Kostnadsramen för biträde fastställs årligen i överläggning mellan bolagsstyrelsen och kommunfullmäktiges presidium.

Det kommunala bolagets särart
En kommun kan bedriva verksamhet i bolagsform som ett alternativ till förvaltningsform. Verksamheten i ett kommunalt bolag ska som huvudregel alltid tillgodose ett kommunalt intresse. De kommunala bolagen är bundna av vissa regler som inte gäller för privata bolag.

Kommunallagens krav
Kommunens direkt eller indirekt helägda bolag är bundna av de kommunalrättsliga principerna som framgår av 2 kap. KL om inte annat följer av lag.

Grundläggande är den så kallade kommunala kompetensen, vad en kommun överhuvudtaget får ägna sig åt. Någon annan verksamhet är inte tillåten i ett kommunalt bolag. I den kommunala kompetensen ligger även en skyldighet att tillse att bolagen följer grundläggande kommunalrättsliga principer om likställighet, självkostnad och lokalisering samt retroaktivitetsförbudet.

Likställighetsprincipen innebär att kommuner ska behandla sina medlemmar lika om det inte finns sakliga skäl för annat.

Självkostnadsprincipen innebär att kommunen inte får ta ut högre avgifter än som motsvarar kostnaderna för de tjänster eller nyttigheter som kommunen tillhandhåller.

Lokaliseringsprincipen innebär att en kommunal verksamhet måste vara knuten till kommunens medlemmar eller dess geografiska område.

Retroaktivitetsförbudet innebär att beslut med tillbakaverkande kraft, till nackdel för kommunmedlemmarna, inte får fattas.

Offentlighetsprincipen
Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), 2 kap. 3 §, jämställs kommunala bolag i vilka kommunen förförfogar över mer än hälften av aktierna, med myndighet. Det innebär att regler om allmänna handlingars offentlighet, som finns i Tryckfrihetsförordningen 2 kap. och de begränsningar som kan följa av offentlighets- och sekretesslagen, gäller även för dessa bolag.

Det är viktigt att uppmärksamma att endast reglerna i offentlighets- och sekretesslagen kan utgöra grund för att vägra utlämna en handling som är allmän.

Det är också viktigt att uppmärksamma att anställda i kommunala bolag har meddelarskydd, vilket innebär rätt att i publiceringssyfte, lämna sekretessbelagda uppgifter till media, utan att detta leder till straff- eller skadeståndsansvar för den anställda. Vidare är det förbjudet att efterforska vem som har lämnat ut sådana uppgifter. Dessa regler gäller dock inte för styrelseledamöter, suppleanter för dessa eller för verkställande direktörer.

Upphandling
Enligt upphandlingsreglerna1 jämställs de kommunala bolagen med så kallade upphandlande myndigheter. Det innebär att bolagen måste tillämpa de regler som lagarna innehåller, på samma sätt som kommunens förvaltningar.

1 Lagen (2016:1145)om offentlig upphandling (LOU), lagen (2016:1146) om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF), lagen(2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK) samt lagen (2011:846) om miljökrav vid upphandling av bilar och vissa kollektivtrafiktjänster

Ägarstyrningsverktyg
Kommunens formella redskap för ägarstyrning i helägda kommunala bolag består, förutom av denna ägarpolicy, av bolagsordningar och ägardirektiv.

Bolagsordning
Ägarens syfte med bolagets verksamhet anges i bolagsordningen. Bolagsordning i kommunala bolag får ändras endast genom beslut av kommunfullmäktige.

Ägardirektiven
Ägardirektivens syfte är att möjliggöra en aktiv styrning av bolagen samt underlätta för kommunen att följa verksamheten. Den formella ägarstyrningen sker genom att kommunfullmäktige utfärdar ägardirektiv som därefter anmäls på bolagsstämma.

Ägardirektiven riktas till bolagsstyrelsen och till verkställande direktören. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa ägardirektiven.

Ägardirektiven anger riktning, ramar och mål för det specifika bolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet. Syftet med ägardirektiven är att ge övergripande strategiska riktlinjer till bolagets styrelse.

Kommunfullmäktige ger även ägardirektiv i form av beslut om ekonomiska mål för respektive verksamhet. Ägarens syfte med att fastställa ekonomiska mål är att säkerställa värdeskapande genom att styrelsen och företagsledningen arbetar mot långsiktiga och realistiska mål för att uppnå mest optimalt resultat ur ett kostnads-, hållbarhets- och riskperspektiv.

Inom ramen för uppföljning av ägardirektiven ska varje helägt bolag i sin bolagsstyrningsrapport redogöra för hur bolaget utvecklas i förhållande till ägarens intentioner. Uppföljning av ägardirektiv och ekonomiska mål sker årligen i samband med avrapportering av delårs och årsbokslut.

Informell styrning
Den formella styrningen genom exempelvis bolagsordning och ägardirektiv är inte tillräckligt för ett aktivt ägarskap. Som komplement till skriftliga styrdokument sker bolagsstyrning genom möten mellan bolagsstyrelse och kommunstyrelsen (ägardialog) samt på tjänstemannanivån löpande under året. Mål att styra mot måste upprättas tillsammans och i samråd med bolagen, så att bolagen ska kunna ta ansvar för de uppdrag som i samförstånd lagts på dem. Målen anges i ägardirektivet. Inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt bjuds styrelseordförande, VD och andra nyckelpersoner till kommunstyrelsen. Mötet genomförs årligen i mars månad.

Bolagets styrelse, VD och andra nyckelpersoner i bolaget ska delta vid möte med företrädare för kommunen minst två gånger per år (ägardialog). Kommundirektören ansvarar för att kalla till ägardialogen. Följande frågor ska behandlas vid ägardialogen:

  1. Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
  2. Bolagets förhållande till
  3. Förväntningar på verksamheten och resultat.
  4. Strategiska frågor som berör ägaren och bolaget.
  5. Tillsammans identifiera frågor som kan vara av principiell beskaffenhet eller större vikt på lång och kort sikt.
  6. Ägarens uppfattning om innebörden i bestämmelser i bolagsordning och ägardirektiv.
  7. Affärsplan (november).
  8. Hur bolaget kommunicerar med revisorerna.
  9. Aktuella frågor.

Koncerntänkande
Verksamheten i bolagen är kommunal, har tillkommit på kommunala initiativ och har kommunen som huvudman. Med denna utgångspunkt är det naturligt att uppfatta kommunkoncernen2, nämnder och bolag, som en enhet. Detta synsätt utgör grunden för ett koncerntänkande som fokuserar på det som gagnar kommunen i dess helhet och inte det som gagnar enbart enskilda nämnder eller bolag i koncernen. Därför är det rimligt att nämnder och bolag behandlas likartat i alla väsentliga avseenden.

Styrning och kontroll av kommunägda bolag som agerar på konkurrensutsatt marknad måste samtidigt ske på ett sådant sätt att bolagen bereds möjligheter att bedriva sina verksamheter på likvärdiga villkor som andra företag i den aktuella branschen.

Styrprincip avseende personal
Kommunens nämnder och de kommunala bolagen ska ha en gemensam personal- och lönepolitik. Bolagen ska följa Sjöbo kommuns personalpolitiska program i den omfattning som är tillämplig. Löner, arvoden och andra ersättningar till anställda i bolaget fastställs efter förhandlingar med berörda parter enligt de lönepolitiska riktlinjer som gäller för kommunens anställda, i den omfattning som är tillämpligt.

Samordningsdirektiv
Bolagen ska medverka i upphandlingar gemensamma för kommunens samlade verksamhet, om detta är till fördel för kommunens samlade verksamhet och bolagen.

Bolaget ska i sin verksamhet i största möjliga utsträckning använda samma administrativa och tekniska system som kommunen. Inför övergång till nytt sådant system ska samråd ske med kommunstyrelsen.

Kommunfullmäktige har beslutat att erbjuda samtliga ungdomar, det år de fyller 17 år, feriearbete. I första hand erbjuds feriearbete inom de kommunala verksamheterna. För att uppnå målsättningen ska bolagen i samverkan med kommunen ställa platser till förfogande. Detta gäller under förutsättning att det inte ställs särskilda ålders eller kompetenskrav i speciallagstiftningen som bolagen omfattas av.

2 Med kommunkoncernen avses kommunen och dess helägda bolag.

Beredskap och säkerhet
Vid en extraordinär händelse ska bolagen medverka i krisledningsnämndens arbete och ställa de resurser som behövs till förfogande. Vidare ska bolagen, i den utsträckning som de blir kallade, delta i övningar och andra förberedelser.

Styrdokument
Bolagen ska följa Sjöbo kommuns styrdokument när det gäller:

  • Finanspolicy
  • Arkivreglemente
  • Taxa för allmänna handlingar
  • Reglemente intern kontroll
  • Övriga styrdokument som kommunfullmäktige beslutar ska gälla för bolagen.

Styrdokumenten förs in i bolagen via bolagstämman.

Ekonomisk planering och redovisning
Bolagets ekonomiska planering och redovisning ska vara sådan att den kan samordnas med kommunens. Bolaget ska rapportera i enlighet med instruktioner från kommunstyrelsen för att uppfylla bestämmelserna om ”sammanställda räkenskaper” i lagen om kommunal bokföring och redovisning (2018:597). Bolaget ska då uppmärksamma kommunen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagets verksamhet.

Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget och löpande uppföljningar. Vid rapportering ska kommunstyrelsens anvisningar följas.

Budget och verksamhetsplanering
Bolaget ska årligen fastställa affärsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd affärsplan och budget ska tillställas kommunen senast den 20 december året innan det aktuella verksamhetsåret.

Medverkan i annan planering
Bolaget ska medverka i den fysiska planeringen och i miljö- och naturresursplaneringen. Bolaget ska också ge underlag till svar på frågor som ställs i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

Hållbart företagande
Utgångspunkten för ett hållbart företagande är att kommunala bolag bedriver sin verksamhet på ett sätt som gynnar hållbar utveckling. Detta kan uppnås genom att balansera och förena en ekonomisk, socialt och miljömässig hållbar utveckling. Kommunala bolag förväntas agera föredömligt inom sitt respektive område och i övrigt agera på ett sådant sätt att de har allmänhetens förtroende.

Det är av särskilt vikt att kommunala bolagen arbetar bland annat med följande:

  • en sund och säker arbetsmiljö, respekt för mänskliga rättigheter samt goda och anständiga arbetsvillkor. Bolagen ska aktivt arbeta med jämställdhets- och jämlikhetsfrågor,
  • en minskad klimat- och miljöpåverkan,
  • en god affärsetik och aktivt antikorruptionsarbete,
  • transparens i sitt agerande, och
  • samarbete, med såväl interna (andra kommunala bolag och nämnder inom Sjöbo kommun) som med externa samarbetsparter och samhällsintressenter för att främja kunskapsöverföring och hållbar utveckling.

Rapportering
Kommunstyrelsens roll som företrädare för ägaren (kommunfullmäktige) innebär bland annat att löpande utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, bolagens strategier och mål samt hur väl dessa överensstämmer med hur kommunens övriga verksamhet hanteras samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och bolagsledningen.

Respektive bolag ska genom affärsplanen synliggöra dess bidrag till uppfyllelse av god ekonomisk hushållning, fullmäktiges vision, fokusområden, övergripande mål, uppdrag och prioriteringar uttryckta i styrdokument samt generella och bolagsspecifika ägardirektiv.
Samråd och dialog mellan bolag och ägare ska ske inför styrelsens fastställande av affärsplan.

Bolagen ska anmäla följande till kommunstyrelsen:

  1. årligt fastställande av affärsplaner med strategiska mål för de närmaste tre åren,
  2. fastställande av budget och prognos för verksamheten,
  3. pågående och planerade investeringar,
  4. ställande av säkerheter,
  5. underlag till ärendeberedning vid planerat bildande/avveckling av bolag,
  6. underlag till ärendeberedning vid planerat köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant,
  7. underlag till ärendeberedning vid planerat köp eller försäljning av fast egendom. i de fall det är av principiell beskaffenhet eller av större vikt för kommunen,
  8. ekonomisk uppföljningsrapportering, års- och delårsbokslut,
  9. bolagsstyrningsrapport för varje verksamhetsår, och
  10. styrelseprotokoll

Principer för publicering av rapporter
Bolagen med kommunalt ägande ägs av kommuninvånare och förvaltar stora värden. Förtroende för kommunal verksamhet är därför ytterst viktigt och måste vårdas. Detta ställer stora krav på en öppen och professionell informationsgivning.

Bolagets årsredovisning ska offentliggöras inom en månad efter att bolaget hållit sin årsstämma. Offentliggörande sker genom publicering i PDF-format på bolagets och kommunens webbplats. Om publiceringen inte sker på kommunens webbplats ska det istället finnas en hänvisning till bolagets webbplats. Alla redovisningshandlingar, inklusive revisionsberättelser ska finnas tillgängliga på webbplatsen under minst 5 år.

Hantering av kommunfullmäktige fastställda styrdokument
När kommunfullmäktige beslutat om ägardirektiv och policys som ska gälla för de kommunala bolagen krävs för att dessa ägardirektiv ska vara gällande ur ett aktiebolagsrättsligt perspektiv att de anmälas på en extra stämma i respektive bolag. Extrastämman, i form av stämma per capsulam (pappersstämma), ska hållas inom en månad efter att det aktuella fullmäktigeprotokollet har justerats, dock senast 31 december året innan de beslutade direktiven börjar gälla. Anmälan av ägardirektiv och policys till stämman ska inte rapporteras till Bolagsverket.

Tvister
Vid tvister mellan kommunens bolag och nämnder eller kommunala bolagen emellan ska parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskommelse. Om samförstånd inte kan uppnås ska parterna, utan onödigt dröjsmål, hänskjuta frågan till kommunstyrelsen för särskilt förlikningsförfarande. Bolagen är skyldiga att följa denna ordning.

Design av Creative Army